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工作空间影响交流

     过去,员工闲聊常会受到老板的限制或禁止,认为这是不专心工作的表现。其实员工时不时地聚在一起相互交谈有利于合作和创新。有些公司还特意为此设计了相应的办公布局,希望以此促进员工之间的交流,但可能会事与愿违。  

    无论是现实世界还是虚拟世界,工作空间能否促进员工交流,主要取决于以下三个维度的平衡:邻近性、私密性和许可权。工作空间一方面要打破障碍、让人们相聚,另一方面又要有足够的私密性,让人不必担心被偷听或受到打扰;此外,这种空间还应凸显出人们拥有自由聚集、畅所欲言的权利。  

    邻近性 麻省理工学院组织心理学教授托马斯.艾伦有一个著名发现:员工的交流频率随着办公室之间相隔距离的增加而呈指数级下降。不过,影响非正式交流的并不仅仅是物理空间因素,还有社会和心理因素。事实上,物理空间的中心往往不如功能中心重要。比如,靠近出入口、洗手间、电梯、复印机、咖啡机、饮水机等都属于功能中心,可以汇聚人流。要促进思想的传播和分享,公司就应当创建包含多种共享资源的空间。  

    对于虚拟空间里的员工来说,随时开放的视频连接和即时信息交流也能拉近彼此的距离。许多应用程序,如MSNSkypeQQ、飞信等,都能让人们感受到周围其他人的存在,可以随时保持联系沟通,关键是这些程序要经常保持开启状态。  

    私密 为保护私密性,实体空间首先必须确保人们在交谈时不会被第三方偷听。要做到这一点,在空间的设计上就必须考虑到可见性和声学因素。如果别人看不见你在和谁交谈,而你又能看到有人接近或者处于耳力能及的范围之内,私密性就会增强。真正的私密性在于你能够控制他人接近你,能够选择是否与人交流。“角落”是非正式交流的理想场所:它属于公共场所的一部分,人们可以在此邂逅;同时它又提供了足够的私密性,适合私下交流。  

    在虚拟空间里,清晰界定谁对哪个群的空间拥有访问权,有助于保护在线隐私。任何组织都不可能保证绝对的私密性。但是,明确告知公司政策,让员工知道什么人在什么条件下可以查看网上交流内容,员工就会觉得心里更踏实。  

    许可权 文化和习俗决定了我们会认为哪些行为在特定环境中是适当的。在办公场所,如果员工普遍认为某个空间是舒适自然的交流场所,那么必然是这家公司的企业文化就是这么认为的。因此,企业文化必须传达出鼓励轻松交谈的信息。除此之外,舒适的家具以及显然与工作相关的设备(如复印机)等,都有助于传达这种信号。员工们喝着咖啡闲聊可能让老板大皱眉头,但是在等候复印时聊天就不会有任何问题。此外,领导者应当身先士卒,让大家看到公司期望和鼓励什么样的行为。长时间保持开放的共享虚拟工作空间和视频连接,实际上传达出了一种许可:员工可以将它用于非正式交流。  

    最后,特别要强调的是,真正重要的并不是现实空间或虚拟空间提供了多少邻近性、私密性和许可权,而是三者之间的平衡。失衡的设计更有可能抑制而不是促进员工之间有益的交流。技术可以帮助拉近世界各地同事之间的距离,但是彼此的联系若无节制,则会削弱私密性,让人觉得无法承受。 

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